Termeni și Condiții

Versiunea: 1.0  ·  Data ultimei actualizări: 11 mai 2026  ·  Data intrării în vigoare: 11 mai 2026

Prezenții Termeni și Condiții (denumiți în continuare „Termenii") reglementează utilizarea aplicației software-as-a-service XADMIN (denumită în continuare „Aplicația" sau „Serviciul Cloud"), precum și a serviciilor de contabilitate și de resurse umane (denumite în continuare „Serviciile Profesionale") furnizate de WINCOR PREST SRL prin intermediul site-ului www.xadmin.ro (denumit în continuare „Site-ul").

Prin accesarea Site-ului, înregistrarea unui cont în Aplicație sau încheierea unui contract de prestări servicii cu WINCOR PREST SRL, declarați că ați citit, ați înțeles și sunteți de acord cu prezenții Termeni. Dacă nu sunteți de acord, vă rugăm să nu utilizați Aplicația și să nu contractați Serviciile.

1. Identificarea Prestatorului

WINCOR PREST SRL (denumit în continuare „Prestatorul" sau „noi") este o societate înmatriculată în România, având calitatea de furnizor de servicii ale societății informaționale în sensul Legii nr. 365/2002 privind comerțul electronic.

2. Definiții

• Client — orice persoană juridică, persoană fizică autorizată (PFA), întreprindere individuală (II), întreprindere familială (IF) sau persoană fizică ce încheie un contract cu Prestatorul sau utilizează Aplicația.
• Cont — spațiul protejat prin credențiale, pus la dispoziția Clientului, prin care acesta accesează Aplicația.
• Utilizator Final — persoana fizică desemnată de Client (angajat, colaborator, administrator) căreia i s-a acordat acces la Cont.
• Organizație — entitatea juridică sau persoană fizică autorizată pentru care Clientul gestionează date în Aplicație.
• Date ale Clientului — orice date, fișiere, documente, informații încărcate sau generate de Client în Aplicație.
• Servicii Cloud — utilizarea Aplicației XADMIN sub formă de abonament (SaaS).
• Servicii Profesionale — serviciile de contabilitate financiară, contabilitate în partidă simplă, salarizare, resurse umane și consultanță asociată, prestate de echipa WINCOR PREST.
• Servicii — Serviciile Cloud și Serviciile Profesionale, individual sau cumulat, după caz.
• Contract — acordul individual încheiat între Prestator și Client, care include prezenții Termeni, Politica de Confidențialitate și, după caz, oferta semnată / contractul-cadru de prestări servicii.
• Date cu caracter personal — în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

3. Acceptarea Termenilor și încheierea Contractului

Termenii se consideră acceptați:

1. la momentul bifării casetei „Sunt de acord cu Termenii și Condițiile" la înregistrarea Contului;
2. la momentul semnării ofertei sau a contractului de prestări servicii (în format fizic sau electronic);
3. la momentul efectuării primei plăți pentru Servicii;
4. prin orice utilizare a Aplicației, indiferent de modalitatea de obținere a accesului.

Contractul se încheie pe perioadă nedeterminată, cu excepția cazului în care părțile convin altfel în scris.

4. Descrierea Serviciilor

4.1. Serviciile Cloud (Aplicația XADMIN)

Aplicația XADMIN este o platformă cloud care permite Clientului:

• să gestioneze documente structurate pe categorii (companie, resurse umane, SSM, administrativ, contabilitate primară, periodice, facturi, mesaje SPV);
• să emită facturi, proforme și chitanțe conforme cu legislația română;
• să transmită facturi în sistemul național e-Factura ANAF (RO e-Factura), conform OUG nr. 120/2021 și actelor normative subsecvente;
• să administreze angajații și partenerii comerciali;
• să definească formule și să vizualizeze indicatori personalizați;
• să gestioneze taskuri interne și să distribuie responsabilități;
• să acorde acces controlat pe roluri.

Aplicația este oferită „as a service" și este accesibilă prin browser web și/sau aplicație mobilă (iOS, Android), atunci când acestea sunt disponibile.

4.2. Serviciile Profesionale

WINCOR PREST oferă, separat de Aplicație, servicii de:

• contabilitate financiară conform Legii contabilității nr. 82/1991, OMFP nr. 1802/2014 și actelor subsecvente, pentru persoane juridice;
• contabilitate în partidă simplă pentru PFA, II și IF, conform OMFP nr. 170/2015;
• salarizare și administrare personal, inclusiv întocmire CIM, gestionare REVISAL, stat de plată, calcul concedii, declarația D112;
• consultanță fiscală pe taxe, impozite și obligații declarative;
• asistență la control fiscal sau de muncă.

Conținutul exact, perimetrul, tariful și termenele Serviciilor Profesionale sunt detaliate în contractul individual de prestări servicii semnat cu fiecare Client. În caz de divergență între prezenții Termeni și contractul individual, prevalează contractul individual.

4.3. Caracterul cloud al Serviciului

Prestatorul precizează expres că Aplicația este un serviciu cloud (SaaS): Datele Clientului sunt stocate pe infrastructura furnizorilor de cloud agreați (a se vedea Politica de Confidențialitate, secțiunea privind subprocesatorii). Clientul rămâne proprietar și operator al datelor pe care le încarcă, iar Prestatorul acționează ca furnizor de servicii informatice și, după caz, ca persoană împuternicită („processor") în sensul GDPR.

5. Înregistrarea, Contul și Securitatea

1. Pentru a utiliza Aplicația, este necesară crearea unui Cont. Datele furnizate la înregistrare trebuie să fie reale, complete și actualizate.
2. Clientul este responsabil pentru păstrarea confidențialității credențialelor de acces și pentru toate acțiunile efectuate prin Cont.
3. Clientul va notifica imediat Prestatorul la security@xadmin.ro orice utilizare neautorizată a Contului sau orice incident de securitate.
4. Prestatorul recomandă activarea autentificării în doi factori (2FA), atunci când este disponibilă.
5. Un Cont poate avea mai mulți Utilizatori Finali, cu roluri și permisiuni diferite. Clientul rămâne răspunzător pentru acțiunile Utilizatorilor Finali.
6. Vârsta minimă pentru utilizarea Aplicației este de 18 ani (sau vârsta de capacitate deplină de exercițiu conform legislației aplicabile Clientului).

6. Obligațiile Clientului

Clientul se obligă:

• să utilizeze Aplicația și Serviciile exclusiv în scopuri legale și conforme cu legislația aplicabilă;
• să nu încarce, transmită sau distribuie conținut ilegal, defăimător, obscen, care încalcă drepturi de proprietate intelectuală sau drepturi de protecție a datelor cu caracter personal ale terților;
• să nu încerce să acceseze fără drept date care nu îi aparțin, să nu folosească roboți, scrapere sau alte mijloace automate fără acordul scris al Prestatorului;
• să nu efectueze inginerie inversă, decompilare sau dezasamblare a Aplicației, cu excepția cazurilor permise expres de lege;
• să nu suprasolicite infrastructura, să nu facă teste de penetrare, atacuri DoS sau alte acțiuni care pot afecta funcționarea Serviciului;
• să asigure că dispune de toate temeiurile legale (consimțământ, interes legitim, contract etc.) pentru a încărca date cu caracter personal ale terților (angajați, parteneri, clienți) în Aplicație;
• să mențină datele de contact actuale (în special adresa de email);
• să achite la termen contravaloarea Serviciilor;
• să respecte instrucțiunile rezonabile primite din partea Prestatorului în legătură cu utilizarea Aplicației.

7. Obligațiile Prestatorului

Prestatorul se obligă:

• să depună toate diligențele rezonabile pentru a asigura funcționarea continuă a Aplicației;
• să mențină măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția Datelor Clientului (criptare în repaus și în tranzit, control de acces, backup, monitorizare);
• să notifice Clientul în caz de incident de securitate semnificativ în maxim 72 de ore de la constatare, conform art. 33 GDPR;
• să presteze Serviciile Profesionale cu respectarea standardelor profesionale aplicabile (CECCAR, Camera Consultanților Fiscali — după caz), precum și a normelor legale relevante;
• să respecte confidențialitatea Datelor Clientului;
• să nu utilizeze Datele Clientului în alte scopuri decât prestarea Serviciilor, cu excepția datelor anonimizate sau agregate folosite pentru îmbunătățirea Serviciului.

8. Tarife, Facturare și Plată

1. Tarifele aplicabile sunt cele comunicate Clientului prin ofertă sau prin pagina de prețuri de pe Site, în vigoare la momentul comenzii.
2. Toate tarifele sunt exprimate în lei (RON) și nu includ TVA, dacă nu se specifică altfel.
3. Facturile pentru Serviciile Cloud se emit lunar sau anual, în avans, în funcție de abonamentul ales.
4. Facturile pentru Serviciile Profesionale se emit conform contractului individual (de regulă lunar, pentru luna calendaristică prestată).
5. Termenul standard de plată este de 15 zile calendaristice de la data emiterii facturii, cu excepția cazurilor în care contractul individual prevede altfel.
6. În caz de întârziere la plată, Prestatorul poate percepe penalități de întârziere de 0,05% pe zi de întârziere, fără a depăși cuantumul debitului principal (în relația cu profesioniștii) sau dobânda legală penalizatoare aplicabilă (în relația cu consumatorii, conform legii).
7. Plata se efectuează prin transfer bancar în contul comunicat pe factură.
8. Reclamațiile privind o factură se transmit în maxim 15 zile de la primirea acesteia.

8.1. Modificarea tarifelor

Prestatorul poate modifica tarifele cu o notificare de minimum 30 de zile transmisă prin email Clientului. Modificările intră în vigoare la începutul următorului ciclu de facturare. Clientul are dreptul de a denunța Contractul fără penalități în acest termen.

9. Durata Contractului, Suspendare și Încetare

9.1. Durata

Contractul intră în vigoare la momentul acceptării Termenilor (sau la data semnării contractului individual, după caz) și este încheiat pe perioadă nedeterminată, cu excepția cazului în care părțile convin în scris altfel.

9.2. Denunțare unilaterală

Oricare dintre părți poate denunța unilateral Contractul cu un preaviz scris de:

• 30 de zile pentru Serviciile Cloud;
• 60 de zile pentru Serviciile Profesionale (pentru a asigura predarea ordonată a evidențelor contabile și a obligațiilor declarative).

9.3. Suspendarea Serviciilor

Prestatorul poate suspenda imediat Serviciile, fără răspundere, în cazul în care:

• Clientul nu a achitat o factură scadentă de mai mult de 30 de zile, după o notificare prealabilă de 7 zile;
• există indicii rezonabile privind o utilizare frauduloasă sau ilegală a Contului;
• există un incident de securitate care impune suspendarea pentru protecția datelor;
• există o cerere legală obligatorie (ordin judecătoresc, dispoziție a unei autorități competente).

9.4. Rezilierea

Oricare dintre părți poate rezilia Contractul de plin drept, fără somație și fără intervenția instanței (pact comisoriu), în cazul în care cealaltă parte:

• încalcă în mod grav obligațiile contractuale și nu remediază încălcarea în 15 zile de la notificare;
• devine insolvabilă, intră în procedura insolvenței sau a falimentului.

9.5. Efectele încetării

La încetarea Contractului:

• accesul la Aplicație este dezactivat;
• Clientul are la dispoziție 30 de zile pentru exportul Datelor Clientului din Aplicație, la cerere, în formate uzuale (PDF, CSV, JSON, după caz);
• după expirarea acestui termen, Prestatorul poate șterge Datele Clientului, cu respectarea obligațiilor legale de păstrare (de exemplu, facturile emise se păstrează conform Legii nr. 82/1991 și Codului fiscal).

10. Disponibilitatea Serviciului (SLA)

Prestatorul depune diligențele necesare pentru a asigura o disponibilitate țintă a Aplicației de 99,5% pe lună calendaristică, calculată excluzând:

• perioadele de mentenanță programată, comunicate cu cel puțin 48 de ore în avans;
• perioadele de indisponibilitate cauzate de furnizori terți (Cloud, internet, energie) și aflate în afara controlului rezonabil al Prestatorului;
• cazuri de forță majoră.

Niveluri SLA personalizate (de exemplu 99,9%) sunt disponibile în pachetul Enterprise, prin contract individual.

11. Drepturi de Proprietate Intelectuală

1. Aplicația XADMIN, codul sursă, design-ul, mărcile, logo-urile, conținutul Site-ului și documentația aferentă sunt proprietatea exclusivă a Prestatorului sau a licențiatorilor săi și sunt protejate de Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe și de legislația aplicabilă mărcilor și concurenței neloiale.
2. Prin acceptarea Termenilor, Clientului i se acordă un drept de utilizare neexclusiv, netransferabil, neexclusiv, limitat, revocabil, pe durata Contractului, exclusiv pentru utilizarea Aplicației conform destinației sale.
3. Datele Clientului rămân proprietatea Clientului. Clientul acordă Prestatorului dreptul de a stoca, procesa și transmite aceste date strict pentru prestarea Serviciilor.
4. Prestatorul poate utiliza date anonimizate / agregate (fără elemente de identificare) în scopuri statistice, de îmbunătățire a produsului și de marketing intern.

12. Confidențialitate

Ambele părți se obligă să păstreze confidențialitatea oricăror informații cu caracter confidențial primite de la cealaltă parte în legătură cu Contractul. Obligația de confidențialitate se menține pe durata Contractului și încă 5 ani după încetarea acestuia.

În cazul Serviciilor Profesionale, Prestatorul respectă suplimentar obligațiile profesionale de secret aplicabile (CECCAR, secret profesional al contabilului etc.).

13. Protecția Datelor cu Caracter Personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal este reglementată detaliat de Politica de Confidențialitate, care face parte integrantă din prezenții Termeni.

Pentru Clienții persoane juridice care încarcă în Aplicație date cu caracter personal ale terților (angajați, clienți, parteneri), Prestatorul acționează ca persoană împuternicită (processor) în sensul art. 28 GDPR. La cerere, se poate încheia un Acord de Prelucrare a Datelor (Data Processing Agreement — DPA), care va completa prezenții Termeni.

14. Limitarea Răspunderii

1. În măsura maximă permisă de lege, răspunderea Prestatorului pentru orice daune, pretenții sau costuri rezultate din sau în legătură cu Serviciile este limitată la echivalentul tarifelor plătite efectiv de Client în ultimele 12 luni anterioare evenimentului generator de răspundere.
2. Prestatorul nu este răspunzător pentru: (i) daune indirecte, incidentale, de consecință; (ii) pierderi de profit, oportunitate, reputație, fond comercial; (iii) pierderea sau coruperea datelor cauzată de Client sau de terți; (iv) erori de configurare sau utilizare săvârșite de Client.
3. Pentru Serviciile Profesionale, răspunderea Prestatorului se conformează regulilor profesionale aplicabile și acoperirii poliței de asigurare de răspundere profesională în vigoare. Răspunderea pentru sancțiuni fiscale rezultate din inacuratețea datelor furnizate de Client revine Clientului.
4. Limitările de mai sus nu se aplică în cazul: (i) dolului sau culpei grave a Prestatorului; (ii) prejudiciilor cauzate vieții, integrității corporale sau sănătății; (iii) altor situații în care legea imperativă nu permite limitarea.

15. Forța Majoră

Niciuna dintre părți nu este răspunzătoare pentru neîndeplinirea obligațiilor contractuale dacă aceasta este cauzată de forță majoră, în sensul art. 1351 Cod civil. Partea afectată va notifica cealaltă parte în 5 zile de la apariția cazului de forță majoră. Dacă forța majoră durează mai mult de 60 de zile, oricare parte poate denunța Contractul fără penalități.

16. Servicii Profesionale — Clauze Specifice

16.1. Răspunderea profesională

Serviciile Profesionale se prestează cu obligație de mijloace, iar nu de rezultat (cu excepția obligațiilor declarative specifice — obligație de rezultat). Prestatorul dispune de asigurare de răspundere profesională, cu o limită minimă comunicată în contractul individual.

16.2. Obligațiile Clientului în relația cu Serviciile Profesionale

• să transmită complet și la timp toate documentele justificative;
• să răspundă la solicitările de clarificare în maxim 5 zile lucrătoare;
• să comunice modificările importante (sediu, obiect de activitate, plătitor TVA, schimbări de personal, evenimente fiscale);
• să verifice și să confirme declarațiile / situațiile transmise spre validare înainte de depunere;
• să respecte termenele legale de aprobare situații financiare, AGA etc.

16.3. Răspunderea pentru sancțiuni

Sancțiunile fiscale, contravenționale sau de altă natură care rezultă din: (i) date incomplete / inexacte furnizate de Client; (ii) întârzieri de transmitere a documentelor; (iii) nerespectarea instrucțiunilor Prestatorului; (iv) modificări legislative apărute după data depunerii — rămân în sarcina Clientului.

16.4. Predarea evidențelor

La încetarea Contractului, Prestatorul predă Clientului toate evidențele contabile aferente perioadei de prestare, în format electronic și/sau fizic, în termen de 30 de zile de la încetare, condiționat de achitarea integrală a sumelor datorate.

17. Modificarea Termenilor

Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica prezenții Termeni. Modificările se notifică Clienților prin email și/sau prin afișare pe Site, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Serviciilor după data intrării în vigoare constituie acceptare a Termenilor modificați. Dacă Clientul nu este de acord, poate denunța Contractul în condițiile pct. 9.2.

18. Drepturi Specifice Consumatorilor

Pentru Clienții persoane fizice (consumatori, în sensul OG nr. 21/1992) care contractează Servicii la distanță, se aplică:

• OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii;
• Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic;
• OG nr. 21/1992 privind protecția consumatorilor.

18.1. Dreptul de retragere

Consumatorul are dreptul de a se retrage din Contract, fără invocarea unui motiv și fără a suporta alte costuri decât cele prevăzute de lege, în termen de 14 zile calendaristice de la data încheierii Contractului.

Pentru exercitarea acestui drept, consumatorul transmite o declarație neechivocă la adresa contact@xadmin.ro.

18.2. Pierderea dreptului de retragere

Conform art. 16 lit. m) din OUG 34/2014, consumatorul își pierde dreptul de retragere în cazul „furnizării de conținut digital care nu este livrat pe un suport material, dacă prestarea a început cu acordul prealabil expres al consumatorului și după ce acesta a confirmat că a luat cunoștință de faptul că își va pierde dreptul de retragere". Solicitând activarea imediată a Contului, consumatorul își exprimă acordul expres pentru începerea prestării și recunoaște că își pierde dreptul de retragere.

19. Soluționarea Litigiilor

1. Orice litigiu se va soluționa, în primul rând, pe cale amiabilă, prin negociere directă, în termen de 30 de zile de la notificare.
2. În cazul în care nu se ajunge la un acord, litigiile se vor soluționa de instanțele competente de la sediul Prestatorului (Galați), cu excepția cazurilor în care legea imperativă dispune altfel (în special pentru consumatori).
3. Pentru consumatori, este disponibilă procedura de soluționare alternativă a litigiilor (SAL) oferită de Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (www.anpc.ro) și platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL): ec.europa.eu/consumers/odr.

20. Legea Aplicabilă

Prezenții Termeni sunt guvernați de legea română. Pentru orice aspect nereglementat se aplică Codul civil, Codul fiscal, Legea contabilității nr. 82/1991, Legea nr. 365/2002, OUG nr. 34/2014, OG nr. 21/1992, Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și celelalte acte normative aplicabile.

21. Dispoziții Finale

1. Nulitatea parțială. Dacă o clauză este declarată nulă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân valabile.
2. Cesiune. Clientul nu poate cesiona Contractul fără acordul scris al Prestatorului. Prestatorul poate cesiona Contractul către o societate afiliată sau succesoare, cu notificarea Clientului.
3. Notificări. Notificările între părți se transmit pe email, la adresele comunicate. Se consideră primite la momentul confirmării de primire automate sau în 24 de ore de la transmitere, dacă mesajul nu este returnat.
4. Întregul Acord. Termenii, Politica de Confidențialitate, Politica de Cookies și contractul individual (dacă există) constituie întregul acord între părți și înlocuiesc orice acord anterior, scris sau verbal.
5. Limba. Versiunea oficială a Termenilor este în limba română. Orice traducere are caracter informativ.

22. Contact

Pentru orice întrebare privind acești Termeni:

• Email general: contact@xadmin.ro
• Email juridic / DPO: dpo@xadmin.ro
• Adresă poștală: Str. Ion Luca Caragiale nr. 38, 800101 Galați, România

Acest document reprezintă o formă comprehensivă a Termenilor și Condițiilor pregătită pentru WINCOR PREST SRL. Recomandăm consultarea unui avocat înainte de publicarea finală, în special pentru clauzele privind răspunderea profesională contabilă, asigurarea, datele subprocesatorilor și SLA-ul comercial efectiv.